Aan de slag met ZorgFact
Alles wat je nodig hebt om facturatie op de automatische piloot te zetten — van je eerste instelling tot volledig automatische facturen.
Jouw persoonlijke ZorgFact-e-mailadres vinden
Elk account heeft een uniek e-mailadres waarnaar je omzetmails kunt doorsturen.
Log in en ga naar Instellingen — op desktop staat de link rechtsboven in de navigatiebalk, op mobiel via het hamburgermenu rechtsboven.
Scroll naar de sectie "Automatische facturatie via e-mail". Je ziet daar jouw persoonlijke adres, dat er uitziet als:
Klik op Kopiëren om het adres op je klembord te zetten. Je hebt dit adres nodig in de volgende stap.
E-mails van de praktijk automatisch doorsturen
Stel Gmail of Outlook in zodat omzetmails zonder handmatige actie worden verwerkt.
Ontvang je elke maand een e-mail van de praktijk met je omzetoverzicht of declaratiebestand? Dan kun je Gmail of Outlook zo instellen dat die e-mail automatisch wordt doorgestuurd naar jouw ZorgFact-adres. ZorgFact herkent de bijlage en maakt de factuur voor je aan.
Gmail
Open Gmail en zoek de omzetmail van jouw praktijk op.
Klik op de drie puntjes (⋮) rechts van de e-mail en kies "Filter maken voor gelijksoortige e-mails".
Vul bij Van het e-mailadres van de praktijkmanager in en klik op "Filter maken".
Vink "Doorsturen naar" aan en plak jouw ZorgFact-adres (jouwtoken@in.zorgfact.nl). Sla op.
Outlook
Ga in Outlook naar Instellingen → E-mail → Regels en klik op "Nieuwe regel toevoegen".
Stel als voorwaarde in: Van = e-mailadres van de praktijkmanager.
Kies als actie "Doorsturen naar" en vul jouw ZorgFact-adres in. Sla de regel op.
Een ongekoppelde praktijk toevoegen
Voor praktijken zonder ZorgFact-account maak je zelf een praktijkkaart aan.
Heeft de praktijk nog geen ZorgFact-account? Dan voeg je ze toe als ongekoppelde praktijk via Zelfstandig factureren. Je beheert dan alles zelf: NAW-gegevens, omzetpercentage en factuurinstellingen.
Ga in het dashboard naar Zelfstandig factureren (linker menu).
Klik op "+ Nieuwe praktijk" rechtsboven.
Vul de gegevens in: naam, adres, e-mailadres van de praktijk en het afgesproken omzetpercentage.
Schakel optioneel "Factuur automatisch mailen" in — dan ontvangt de praktijk de factuur direct in de mailbox zodra hij klaarstaat.
Sla op. De praktijk verschijnt nu in je overzicht en je kunt direct facturen aanmaken.
Een praktijk uitnodigen voor de volledige workflow
Heeft de praktijk een ZorgFact-account? Dan werk je samen via de koppelingsworkflow.
Als de praktijk ook een account aanmaakt, kunnen zij zelf omzet opgeven. De factuur wordt daarna automatisch goedgekeurd en verstuurd — of je controleert hem eerst zelf en keurt handmatig goed. Jij stuurt een uitnodiging vanuit jouw account.
Ga naar Relaties in het dashboard.
Klik op "Nieuwe praktijk uitnodigen" en vul het e-mailadres van de praktijk in.
Stel het omzetpercentage in en verstuur de uitnodiging. De praktijk ontvangt een e-mail met een uitnodigingslink.
Zodra de praktijk accepteert, is de koppeling actief. De praktijk geeft maandelijks omzet in via ZorgFact — jij controleert en keurt goed, waarna de factuur automatisch wordt aangemaakt en verstuurd.
Klaar om te beginnen?
Maak een gratis account aan en stel alles in binnen 5 minuten.