Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 21 september 2026

ZorgFact respecteert uw privacy en verwerkt persoonsgegevens conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). In deze verklaring leggen wij uit welke gegevens wij verzamelen, waarom, en wat uw rechten zijn.

1. Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is:

2. Welke gegevens verwerken wij?

Wij verwerken de volgende categorieën persoonsgegevens:

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, profielfoto, wachtwoord (versleuteld opgeslagen)
• Zakelijke gegevens: bedrijfsnaam, KvK-nummer, BIG-nummer, AGB-code, IBAN, btw-nummer, adres
• Financiële gegevens: omzetopgaven, factuurbedragen, betalingsstatus
• Communicatiegegevens: berichten via het contactformulier
• Technische gegevens: IP-adres (voor beveiliging en misbruikpreventie), sessieinformatie, apparaat- en browsertype
• Betalingsgegevens: abonnementsstatus en betalingshistorie — betaalkaartgegevens worden uitsluitend verwerkt door onze betalingsverwerker en nooit door ons opgeslagen
• Activiteits- en beveiligingslogboeken: tijdstip en aard van acties binnen het platform, uitsluitend ten behoeve van beveiliging en controleerbaarheid
• Gegevens van anderen die u invoert of doorstuurt: namen en contactgegevens van praktijken en zorgverleners met wie u samenwerkt, en — als u e-mails, facturen of overeenkomsten uploadt of doorstuurt — wat daarin staat. Dat kunnen ook patiëntnamen zijn; zie onderdeel 10
• Referralgegevens: een geanonimiseerde verwijzingscode die aangeeft via welk kanaal u zich heeft aangemeld, en het aantal succesvolle doorverwijzingen dat aan uw account is gekoppeld

3. Waarom verwerken wij deze gegevens?

4. Bewaartermijnen

• Accountgegevens: zolang uw account actief is. Bij verwijdering van uw account (via Instellingen) worden uw profiel-, contact-, bank- en inloggegevens direct verwijderd, uw abonnement opgezegd en uw geüploade bestanden gewist. Kopieën in back-ups van onze databaseprovider verdwijnen automatisch wanneer die back-ups verlopen; wij passen back-ups niet handmatig aan.
• Factuur- en omzetgegevens: 7 jaar (wettelijke bewaarplicht, artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Na verwijdering van uw account staan deze gegevens niet meer op uw naam in onze systemen; de andere partij bij een factuur houdt haar eigen kopie.
• Bewijs van akkoord (voorwaarden, verwerkersovereenkomst, afspraken tussen praktijk en zorgverlener): zolang de bijbehorende facturen worden bewaard, 7 jaar.
• Beveiligingslogboeken (inlogpogingen, wachtwoordwijzigingen, IP-adres en apparaattype): 90 dagen. Het IP-adres en apparaattype bij andere logregels verwijderen wij na 90 dagen ook.
• Vastlegging van zakelijke handelingen (goedkeuren, uitnodigen, akkoord): zolang de bijbehorende factuurgegevens worden bewaard.
• Meldingen in de app: 12 maanden.
• Inkoopfacturen die u uploadt: tot u ze verwijdert; in de prullenbak 30 dagen; bij verwijdering van uw account direct.
• Referralgegevens: zolang uw account actief is
• Contactformulierberichten: wij bewaren deze niet in onze database; ze worden per e-mail bezorgd en niet langer bewaard dan nodig is voor de afhandeling

5. Gegevens delen met derden

ZorgFact verstrekt uw gegevens alleen aan derden voor zover dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden.

Voor de uitvoering van de dienst maken wij gebruik van de volgende zorgvuldig geselecteerde sub-verwerkers. Met al deze partijen zijn verwerkersovereenkomsten gesloten conform de AVG. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, zijn passende waarborgen van kracht, waaronder Standard Contractual Clauses (SCC's).

Een gedetailleerde lijst van specifieke dienstverleners is op verzoek beschikbaar via ons contactformulier.

6. Uw rechten

Op grond van de AVG heeft u de volgende rechten:

• Inzage: u kunt opvragen welke gegevens wij van u verwerken
• Rectificatie: u kunt onjuiste gegevens laten corrigeren
• Verwijdering: u kunt uw account zelf verwijderen via Instellingen (recht op vergetelheid); wat wij om wettelijke redenen bewaren staat bij onderdeel 4
• Beperking: u kunt de verwerking laten beperken in bepaalde gevallen
• Overdraagbaarheid: u heeft recht op een kopie van uw gegevens in een gangbaar formaat — u kunt deze zelf downloaden via Instellingen, inclusief uw facturen als PDF
• Bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang

U kunt uw rechten uitoefenen via ons contactformulier. Wij reageren binnen 30 dagen.

7. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen ter beveiliging van uw persoonsgegevens. Dit omvat onder meer: versleutelde opslag van wachtwoorden met een sterk hashing-algoritme, versleutelde verbindingen (HTTPS/TLS), tweefactorauthenticatie als optie, toegangsbeperking op basis van gebruikersrol, en automatische misbruikdetectie.

8. Cookies en analytische meetinstrumenten

Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies voor sessiebeheer en beveiliging (o.a. CSRF-beveiliging en inlogstatus). Deze cookies zijn functioneel vereist en worden altijd geplaatst.

Alleen als u daar via de cookiebanner toestemming voor geeft, gebruiken wij meetinstrumenten om de prestaties en het gebruik van de dienst te begrijpen: Vercel Analytics en Speed Insights, PostHog (servers in de EU; na inloggen koppelen wij uw account-ID en rol aan het gebruik, niet uw naam of e-mailadres) en Microsoft Clarity (legt op onze publieke website vast hoe bezoekers klikken en scrollen en plaatst daarvoor cookies). Clarity is niet actief in het dashboard, waar gegevens van praktijken, zorgverleners en facturen staan.

Bij weigering worden deze instrumenten niet geladen; u kunt uw keuze wijzigen door de gegevens van deze website in uw browser te wissen, waarna de banner opnieuw verschijnt. Strikt noodzakelijke cookies blijven in alle gevallen actief. Wij plaatsen geen advertentie- of profileringscookies.

9. Klacht indienen

Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens? U kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl.

10. Geautomatiseerde e-mailverwerking

ZorgFact biedt een optionele functionaliteit waarmee doorgestuurde e-mails automatisch worden verwerkt om omzetopgaven en facturen aan te maken. Bij deze verwerking maakt ZorgFact gebruik van geautomatiseerde tekstinterpretatie (kunstmatige intelligentie, door een externe verwerker buiten de EU) om de inhoud van e-mails te analyseren. Hetzelfde geldt voor het uitlezen van inkoopfacturen en overeenkomsten die u uploadt. De uitkomst is een voorstel dat u zelf controleert voordat er iets wordt verstuurd, tenzij u automatisch versturen heeft ingesteld.

Doorgestuurde e-mails kunnen naast financiële gegevens ook namen of andere gegevens van patiënten bevatten. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt ten behoeve van de factuurverwerking en worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de uitvoering van de dienst.

De praktijk (verwerkingsverantwoordelijke) is zelf verantwoordelijk voor de beoordeling of het doorsturen van dergelijke e-mails in overeenstemming is met toepasselijke privacy- en geheimhoudingsverplichtingen. Het gebruik van deze functionaliteit is volledig vrijwillig en kan op elk moment worden uitgeschakeld.

11. Wijzigingen

Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring eenzijdig te wijzigen. De meest actuele versie is altijd beschikbaar op deze pagina. Bij materiële wijzigingen ontvangt u minimaal 30 dagen van tevoren een e-mailnotificatie. Voortgezet gebruik van de dienst na de ingangsdatum van de gewijzigde verklaring geldt als aanvaarding daarvan.